Au sein du Secrétariat Général, vous participez à la préparation et au suivi des dossiers qui vous sont confiés et prenez en charge les formalités légales et réglementaires liées à l’activité.
Vous aurez pour missions principales :
- la préparation des conseils d’administration, comités du conseil, séminaires du Conseil, et assemblées générales en relation avec la Direction Générale (convocations, gestion supports, constitution et diffusion des dossiers, suivi des participants, gestion logistique, diffusion de procès-verbaux…)
- Etablissement et diffusion du calendrier annuel de la gouvernance
- La gestion des formalités administratives (BALO) et légales auprès du greffe et l’ACPR (dépôts réglementaires, modification Kbis, demande de clé de signature électronique…) ;
- Suivi des mandataires sociaux (mandats, jetons de présences du conseil d’administration…).
- Prise en charge des demandes documentaires et du courrier
- Commandes, Gestion des notes de frais et suivi du budget du service,
- Archivage des dossiers et annuel des documents de gouvernance
- Gestion des demandes/habilitations informatiques du service
La participation dans l’organisation des conseils d’administration nécessite de la part du /de la candidat(e) implication et rigueur. En effet, 6 conseils d’administration sont planifiés annuellement (+2-3 exceptionnels plus simples) et correspondent à des moments importants dans la gouvernance de l’entreprise.
Ce poste est compatible avec du télétravail à concurrence de 2 jours par semaine maximum : la gestion des formalités et des documents se fait encore en partie sous format papier.